Behandling av personuppgifter och dataskyddsbeskrivning / Etelä-Savon Huoneistomarkkinat Oy
Allmänt
Sb-Hem är en rikstäckande fastighetsförmedlingskedja som arbetar enligt franchising-principen. Företagen i kedjan ägs av självständiga franchising-företagare. Kedjans centralenhet Sb-Hem Ab ägs av Sparbankerna i Sparbanksgruppen.
Behandling av personuppgifter i Sb-Hem-kedjan
Att säkerställa en hög nivå på dataskyddet och informationssäkerheten är av största vikt i all vår verksamhet. Vi ser till att integritetsskyddet förverkligas vid behandlingen av personuppgifter.
Vad är en personuppgift? En personuppgift är en uppgift som identifierar en person direkt eller i kombination med andra uppgifter. Personuppgifter är till exempel namn, adress, personbeteckning, telefonnummer och e-postadress. Personuppgifter är också kontonummer och andra uppgifter i anslutning till en kundrelation. Uppgifter om juridiska personer räknas inte som personuppgifter.
Vad är en registrerad? En registrerad är en fysisk person, som en personkund, vars uppgifter till exempel ett Sb-Hem-företag behandlar i sitt kundregister. Registrerade är också till exempel intressebevakare, ansvariga bolagsmän, ägare och företagskundernas faktiska förmånstagare.
Hur behandlar och använder vi personuppgifter? Vi behandlar och använder personuppgifter endast för ändamål som fastställts i förväg eller för ändamål som är förenliga med dem. Vi säkerställer också att det finns en laglig grund för behandlingen, som ett avtal, lagstiftning som är förpliktande för oss, ett berättigat intresse eller ett samtycke. Vi behandlar personuppgifterna omsorgsfullt, i enlighet med skyldigheterna i lagen och med iakttagande av god databehandlingssed.
Varifrån får vi personuppgifter? Vi samlar i huvudsak in personuppgifter av personen själv eller personens företrädare. Vi inhämtar också personuppgifter från pålitliga externa källor, som register som förs av myndigheter och kreditupplysningsregistret i enlighet med den lagstiftning som ska tillämpas i respektive fall.
Till vem kan vi lämna ut dina personuppgifter? Uppgifter får lämnas ut till utomstående om kunden gett sitt samtycke till det eller om det finns en laglig grund för det.
Hur skyddar vi dina personuppgifter? Vi övervakar åtkomsten till kunduppgifterna och behandlingen av dem bland annat genom behörighetsadministrationen och uppföljning av användningen av olika system. Vi ingriper omedelbart i missbruk. Vi säkerställer också personalens kompetens bland annat genom regelbunden utbildning.
Vilka rättigheter har den registrerade?
Kunden har bland annat rätt att
- få del av sina egna personuppgifter och en kopia av dem av den personuppgiftsansvarige (rätt till insyn),
- av den personuppgiftsansvarige få personuppgifter som behandlas automatiskt utifrån ett samtycke eller användningen av tjänsten i ett överförbart, maskinläsbart format (rätt till dataportabilitet),
- yrka på att den personuppgiftsansvarige rättar, raderar eller kompletterar en felaktig uppgift och
- förbjuda att den personuppgiftsansvarige behandlar sina personuppgifter till exempel för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring.
Hur kan den registrerade utöva sina rättigheter? Vid frågor och begäranden som gäller behandling av personuppgifter ska man i första hand kontakta den personuppgiftsansvarige, vilken bestäms av kundrelationen.
Användningen av cookies
Vad är en cookie?
En cookie (kaka) är en liten textfil som skickas till och förvaras på användarens egen dator. Cookies skadar inte användarnas datorer eller filer.
Vad används cookies för?
Vi använder cookies på vår webbplats för att vi ska kunna förbättra användarvänligheten, effektiviteten och säkerheten. Med hjälp av cookies följer vi upp användningen av olika tjänster, förbättrar webbplatsens innehåll och användbarhet samt tillhandahåller information och tjänster som tillgodoser kundernas behov.
Vi använder cookies för att tillhandahålla och utveckla tjänsterna. Vidare använder vi cookies för att specificera innehållet och rikta in reklam. Med hjälp av cookies kan vi visa innehåll som grundar sig på användarens intresse och därigenom tillhandahålla mer aktuella och individuellt anpassade tjänster.
Information som samlats in med hjälp av cookies är anonym och vi sammanför inte information som vi fått med hjälp av cookies med personuppgifter.Med hjälp av cookies samlar vi inga uppgifter som identifierar användaren, som e-postadresser, telefonnummer eller kreditkortsnummer.
Hur kan man förhindra användningen av cookies?
Det är möjligt att koppla bort användningen av cookies i webbläsarens inställningar, men det kan leda till att funktionerna i webbtjänsten försämras.
Sb-Hem-företag
Varje självständigt Sb-Hem-företag har rollen som personuppgiftsansvarig i förhållande till befintliga och potentiella kunders personuppgifter.
DATASKYDDSBESKRIVNING
I denna dataskyddsbeskrivning får såväl registrerade som tillsynsmyndigheten den information om behandling av personuppgifter som förutsätts i EU:s allmänna dataskyddsförordning. I beskrivningen redogör vi för hur kunduppgifter behandlas i den personuppgiftsansvariges och Sb-Hem-kedjans verksamhet.
1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter
Varje Sb-Hem-företag har självständigt rollen som personuppgiftsansvarig i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning. Den personuppgiftsansvarige bestäms utifrån kundrelationen.
Personuppgiftsansvarig
Etelä-Savon Huoneistomarkkinat Oy (senare Sb-Hem)
Porrassalmenkatu 23
50100 St. Michel
Kontaktperson i dataskyddsärenden
Esa Pietiläinen
0400 159 776
2. Registrets namn
Etelä-Savon Huoneistomarkkinat Oy:s kundregister
3. Kategorier av registrerade
Den personuppgiftsansvarige behandlar uppgifter om sådana personer som har eller har haft en kundrelation till den personuppgiftsansvarige eller som har gett ett uppdrag till den personuppgiftsansvarige.
Den personuppgiftsansvarige behandlar dessutom sådana personers uppgifter som har eller har haft delaktighet, skyldighet eller annan rätt i anslutning till ett avtal, en tjänst eller ett uppdrag. Sådana personer är till exempel kundens företrädare, kontaktpersoner och verkliga förmånstagare.
4. Syften med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas i den personuppgiftsansvariges egen affärsverksamhet och i affärsverksamheten hos bolag som har ett avtalsförhållande med den personuppgiftsansvarige, för planering, genomförande, analys och utveckling av tjänster samt för ledning av de fastighetsförmedlingsföretag som ingår i Sb-Hem-kedjan. Dessutom kan personuppgifter användas för marknadsföring av den personuppgiftsansvarige och de fastighetsförmedlingsföretag som ingår i Sb-Hem-kedjan, inklusive direktmarknadsföring och opinions- och marknadsundersökningar. Dessa undersökningar kan också genomföras elektroniskt.
Andra syften med behandlingen av personuppgifter är dessutom:
- hantering av kundrelationen och kundservice
- kundkommunikation, som också kan genomföras elektroniskt
- behandling av kontaktbegäran
- säkerställande av kundservicens kvalitet och uppdragens riktighet
- erbjudande och tillhandahållande av tjänster
- uppföljning och analysering av användningen av produkter och tjänster
- säkerställande av tjänsternas säkerhet
- säkerställande av tjänsternas kvalitet
- fullgörande av behandlings-, förvarings- och förfrågningsskyldigheter baserade på lagar och myndighetsförordnanden
- kundkontroll
- förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism
Kundkontrolluppgifter samlas in på grund av skyldigheterna i lagstiftningen som gäller förmedlingsrörelser (lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism). Identifieringsuppgifter och andra personuppgifter om den registrerade kan användas till att förhindra, avslöja och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism samt för andra ändamål som förutsätts i lagstiftningen om penningtvätt. Målet är att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism, ekonomisk brottslighet och missbruk.
Den registrerades personuppgifter kan också användas för att utreda om personen är föremål för internationella sanktioner vilka den personuppgiftsansvarige iakttar.
5. Rättslig grund för behandlingen
Den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra sina lagstadgade och avtalsbaserade skyldigheter. Den personuppgiftsansvarige ska i sin verksamhet iaktta lagen om förmedlingsrörelser och förmedlingslagen (lag om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler samt lag om förmedling av fastigheter och hyreslägenheter). Behandling av personuppgifter är nödvändig även för att iaktta lagstiftningen om förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism.
Behandlingen av personuppgifter kan samtidigt ha flera grunder, till exempel ett avtalsförhållande och den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet.
Ett avtalsförhållande eller åtgärder som föregår ett avtal som rättslig grund för behandlingen
Exempel:
- Ingående av ett uppdragsavtal och skötsel av uppdraget enligt avtalet
- Åtgärder i anslutning till genomförande av en bostadsaffär eller ingående av ett hyresavtal
Den registrerades samtycke som rättslig grund för behandlingen
Exempel:
- Direktmarknadsföring via elektroniska kanaler
- Uppgifter som samlas in med cookies
- Tips som gäller potentiella kunder
Den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet som rättslig grund för behandlingen
Exempel:
- Kundkontroll
- Kontroller som förutsätts på grund av internationella ekonomiska sanktioner
- Tillsynsmyndighetens begäran om information
Den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse som rättslig grund för behandlingen
Exempel:
- Sb-Hem har ett berättigat intresse att behandla kunduppgifter när den registrerade ger ett företag som ingår i Sb-Hem-kedjan ett uppdrag, är part i en bostadsaffär eller ett hyresavtal eller är anbudsgivare eller bostadssökande
- Sb-Hem har ett berättigat intresse att behandla kundens personuppgifter när kunden till exempel har begärt mer information om ett förmedlat objekt och lämnat en kontaktbegäran till förmedlingsrörelsen
6. Beskrivning av kategorier av registrerade personuppgifter
I kundregistret kan till exempel följande kategorier av personuppgifter behandlas:
Basuppgifter om personen:
- namn
- kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer, e-postadress)
- personbeteckning, födelsetid
- uppgifter om den registrerades livssituation, ekonomiska ställning och syftet med den registrerades affärsverksamhet och användningen av tjänsten
Tilläggsuppgifter om personen:
- uppgifter om intressebevakning, konkurs, skuldsanering eller andra betalningsstörningar
- uppgifter om anställningsförhållande eller studieplats
- uppgifter ur kreditupplysningsregistret
Uppgifter om uppdraget och hanteringen av det:
- datum då uppdraget togs emot och uppdragets giltighetstid
- avtalets innehåll
- uppgifter om objektet som ska förmedlas
- uppgifter som behövs för att genomföra uppdraget, såsom uppgifter som lämnats för utredning av skattebehandlingen
- mottagna anbud och deras innehåll
- uppgifter om affär eller annat avtal som är förenligt med uppdraget
Andra uppgifter i anslutning till kundrelationen och andra sammanhang:
- samtycken och förbud som den registrerade gett för olika ändamål, såsom samtycke till elektronisk marknadsföring
- uppgifter om objekt som den registrerade är intresserad av, till exempel objekt som förmedlas av Sb-Hem eller Sb-Hems tjänster
- uppgift om kundens nuvarande bankförhållande
- kontakter, respons och reklamationer i anslutning till kundrelationen eller sammanhanget
- uppföljning av den registrerades beteende och användning av tjänster på nätet, till exempel med hjälp av cookies (vilka sidor användaren har besökt, användarens IP-adress samt sessionens tidpunkt och varaktighet är exempel på uppgifter som kan samlas in)
7. Varifrån inhämtas personuppgifter i regel
Personuppgifter samlas i första hand in av den registrerade själv eller den registrerades representant, bland annat när den registrerade använder den personuppgiftsansvariges tjänster, lämnar en kontaktbegäran till den personuppgiftsansvarige, beställer Sb-Hems nyhetsbrev eller deltar i den personuppgiftsansvariges marknadsföringskampanjer, tävlingar eller evenemang.
Den personuppgiftsansvarige kan i den omfattning som lagen tillåter samla in och administrera personuppgifter om registrerade från tredje parters register, såsom
- lagfarts- och inteckningsregistret
- bostadsdatasystemet
- registret över förmynderskapsärenden och andra myndighetsregister
- kreditupplysningsregistret
- uppgifter som behövs för att utreda politiskt inflytande eller internationella ekonomiska sanktioner från aktörer som upprätthåller sådana databaser
8. Vart lämnas personuppgifter ut i regel
Vid utlämnande av uppgifter iakttas den gällande lagstiftningen. Uppgifter lämnas ut inom de gränser som lagstiftningen tillåter och på de villkor som lagstiftningen förpliktar till.
Uppgifterna i Sb-Hem-kedjans kundregister är tillgängliga för kedjans styrenhet för att organisera kedjans verksamhet. Personuppgifter kan lämnas ut till fastighetsförmedlingsföretag som hör till Sb-Hem-kedjan för att företagen ska kunna utföra de uppdrag som den registrerade lämnar och andra tjänster som den registrerade begär. Kedjans styrenhet Sb-Hem Ab kan behandla uppgifterna i kundregistret i fullgörandet av sina rättigheter och skyldigheter enligt franchising-avtalet mellan ett fastighetsförmedlingsföretag som hör till kedjan och styrenheten (till exempel för att granska verksamheten i ett fastighetsförmedlingsföretag som tillhör kedjan samt bistå i frågor med anknytning till skötseln av uppdrag).
Personuppgifter kan lämnas ut till noggrant utvalda samarbetspartner som hör till Sb-Hem-kedjan för sådana marknadsföringsändamål som stöder ändamålet med registret.
Personuppgifter kan lämnas ut till myndigheter i lagstadgade situationer.
Uppgifter om en genomförd affär får lämnas ut till Fastighetsförmedlingsbranschens Centralförbund (KVKL), som registrerar dem i förbundets prisuppföljningstjänst (HSP).
Den personuppgiftsansvarige få överföra uppgifter från registret till egna direktmarknadsföringsregister efter att kundrelationen eller en annat sakligt samband har upphört.
Den personuppgiftsansvarige anlitar tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden) i sin verksamhet, till vilka den personuppgiftsansvarige överför personuppgifter för utförandet av sådana tjänster eller uppgifter som avtalats om med tjänsteleverantören. En sådan tjänsteleverantör är till exempel aktören som upprätthåller det förmedlingssystem som den personuppgiftsansvarige använder. Den personuppgiftsansvarige har genom avtalsarrangemang säkerställt att personuppgifter endast behandlas enligt den personuppgiftsansvariges skriftliga anvisningar och endast för de ändamål som fastställts i denna dataskyddsbeskrivning.
Sb-Hem tillhör Sparbanksgruppen. Andra personuppgiftsansvariga inom Sparbanksgruppen är varje Sparbank, Sparbankernas Centralbank Finland Abp, Sb-Fondbolag Ab, Sb-Hypoteksbank Abp och Sparbanksförbundet anl. Uppgifter i kundregistret kan utlämnas inom Sparbanksgruppen i den omfattning lagstiftningen tillåter för bland annat kundservice, hantering av kundrelationen och marknadsföring.
Uppgifter i kundregistret kan via den förmedlingssystemleverantör den personuppgiftsansvarige anlitar utlämnas till If Skadeförsäkring Abp, som erbjuder parterna i en affär rättsskyddsförsäkring (gruppförsäkring) av en affär som omfattar ett objekt som köpts via förmedling av den personuppgiftsansvarige. Användning av försäkringen förutsätter att den försäkrade (säljaren/köparen) utlämnar personuppgifter till försäkringsbolaget efter att ett avtal om affären har ingåtts.
Uppgifter lämnas i regel inte ut till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om det inte är nödvändigt med tanke på ändamålet med behandlingen av personuppgifter eller det tekniska genomförandet av behandlingen av personuppgifter. I sådana situationer iakttas kraven i personuppgiftslagstiftningen vid överföringen.
9. Förvaring av uppgifter
Den personuppgiftsansvarige förvarar uppgifterna i kundregistret den tid som förutsätts i lagstiftningen.
När ett avtalsförhållande har gått ut förvaras personuppgifter i 10 år på grund av de skyldigheter och ansvarsfrågor som förknippas med uppdrag. Personuppgifterna om en part i en bostadsaffär (säljare, köpare, anbudsgivare, hyresgäst, hyresgivare, bostadssökande) förvaras i 10 år från genomförandet av affären eller ingåendet av hyresavtalet eller utgången av uppdragsavtalet. Därefter tas uppgifterna bort från registret.
När det gäller potentiella kunder raderas eller anonymiseras uppgifterna ungefär när det gått ett år från att kunden senast tog kontakt.
10. Utövandet av den registrerades rättigheter vid behandlingen av personuppgifter
Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse på huruvida den registrerades personuppgifter behandlas eller inte behandlas. Om den personuppgiftsansvarige behandlar den registrerades personuppgifter, har den registrerade rätt att få en kopia av de personuppgifter som gäller den registrerade. Den personuppgiftsansvarige kan uppbära en skälig administrativ avgift för ytterligare kopior som begärs av den registrerade.
Den registrerade har rätt att kräva att en felaktig uppgift om den registrerade som finns i registret rättas, raderas eller kompletteras.
Den registrerade har också rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas eller i övrigt invända mot behandlingen. Den registrerade har också alltid rätt att invända mot att personuppgifterna behandlas för direktmarknadsföring.
Om den personuppgiftsansvarige behandlar den registrerades personuppgifter med stöd av samtycke, har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke. Återkallandet av samtycket kan emellertid påverka tjänstens användbarhet och funktionalitet. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av den behandling som genomförts innan samtycket återkallades.
Den registrerade har rätt att begära att uppgifter om den registrerade raderas om
- uppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in eller behandlades
- den registrerade återkallar sitt samtycke och behandlingen har varit baserad på samtycket
- den registrerade invänder mot behandling av sina uppgifter för direktmarknadsföringsändamål
- behandlingen är lagstridig
- den registrerade invänder mot behandling av sina personuppgifter (behandlingen kan fortsätta om det finns en välgrundad eller godtagbar orsak till behandlingen)
Den personuppgiftsansvarige är dock inte skyldig att radera personuppgifter om behandling av uppgifterna fortfarande är nödvändig till exempel för att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter eller behandla rättsyrkanden.
11. Utövande av den registrerades rättigheter
Om den registrerade vill utöva sina rättigheter i punkt 10, ska begäran göras specifikt för varje personuppgiftsansvarig. Vem som är personuppgiftsansvarig bestäms enligt vilket Sb-Hem-företag den registrerade är kund hos.
Den personuppgiftsansvarige är skyldig att på ett tillförlitligt sätt kontrollera identiteten för den som framställt begäran. Den personuppgiftsansvarige kan begära behövliga tilläggsuppgifter av den registrerade för behandlingen av begäran.
Begäran besvaras i regel inom tre månader efter den har tagits emot. Om det krävs längre tid för att besvara begäran får den registrerade ett meddelande där behovet av en längre svarstid motiveras. I sådana fall kan svarstiden förlängas med högst två månader.
Den registrerades rättigheter gäller endast personuppgifter som gäller den registrerade själv.
12. Skydd av registret
De databaser som är kopplade till registret skyddas mot dataintrång med hjälp av brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Databaserna och säkerhetskopiorna av dem finns i låsta utrymmen.
Behörigheterna till uppgifterna har begränsats så att behörighet i regel endast tilldelats sådana personer vars arbetsuppgifter är att utföra den registrerades uppdrag eller hantera tjänster som den registrerade beställt i enlighet med registrets ändamål.
Den personuppgiftsansvarige säkerställer med hjälp av avtal och andra arrangemang att dess underleverantörer och personuppgiftsbiträden på lämpligt sätt skyddar de behandlade personuppgifterna samt behandlar uppgifterna i registret omsorgsfullt och med iakttagande av god databehandlingssed.
13. Tillsynsmyndighet
Den registrerade kan lämna klagomål om den personuppgiftsansvariges förfarande till dataskyddsmyndigheten. Dataombudsmannen är tillsynsmyndighet.
Esa Pietiläinen
Företagare, fastighetsmäklare AFM, YKV, köpvittne